コラム16：研修会講師【報連相】
- 2024.02.14
- 皆さんもご存知のとおり、"報連相"とは報告・連絡・相談を略した言葉です。
皆さんの職場で、報連相はどんな位置付けをされているのでしょうか？
「やってはいますが今更、報連相について考えた事もないです。」
「上司から報連相をやるように言われていますが、職場としての基準や具体的な手法については聞いた事がありません。」
といった周知されていないお話を耳にする事も少なくないです。
コラム16では、報連相の位置付けだけではなく、基準や基本の活用方法について解説します。
報連相は職場で必要とされる、二大コミュニケーションの一つです。
"挨拶"と並んで報連相は、職場で必要とされるコミュニケーションだと位置付けられています。
職場で必要とされるコミュニケーションとして、雑談力だと勘違いされる事がありますが、なぜ雑談力ではなく挨拶と報連相なのでしょうか。
それは年代や性別を問わず、職場全体的に必要とされている事に加え、報連相は「仕事そのもの」だからです。
また報連相ができるかどうかで、コミュニケーション力の評価を受けています。
もっと言えば、部下の視点に立った場合、上司としての評価を受けています。
1■報連相の位置付け
□ 職場で必要とされるコミュニケーション
□ 仕事そのもの
□ コミュニケーション力の評価を受けている
□ 上司としての評価を受けている
2■報連相のこんなNG事例、身近でありませんか？
□ 一言 言ってくれたら良かったのに！
□ そんな事 言わなくてもわかるだろう！
□ そんな事くらいで報告するな！
□ 伝えているのに「聞いていません」と言われた！
□ 忙しい時などタイミング悪く報告してくる！
□ 報告するとなぜか怒られる！
□ 相談したが「自分で考えろ」と言われた！
□ 報告したいがいつも忙しそうにしている！
□ 1聞いたら10返ってくる！
□ そんな事言って、ろくでもない報告・相談だろう！
これらは全て報連相のNG事例です。
上記のような報連相にあるNG事例が生じる理由は、報連相の基準を職場全体で周知していないからです。
報連相が成功していない要因について様々ありますが、報連相を受ける側の注意点についてお伝えします。
3■報連相を受ける側のNG事例
□ 話しかけづらい
□ 上司から部下へのフィードバックがない（上司と部下双方に起こる事）
□ 報連相が管理されている、義務になっている
忙しい事は当然ですが、見かけとして忙しいそうにしていると怒ったように感じたり、突き放しているように感じたりする事もあります。
対応としても、失敗した事を相談され、責めてしまったり、不要な事や必要以上に伝えられると
「うっとうしい上司だ」
と悪い印象になります。
先入観や固定観念といった決め付けも同様に悪い印象です。
部下が自分の失敗を上司に相談した後、上司の処理により問題回避ができたのであれば
「先方さんの日程調整が付き、大きな問題にならなかった。」
と早めにフィードバックをもらう事ができれば、とても安心できますね。
それと同時に上司に対する信頼も厚く感じます。
その一方で、事細かく
「今どこまで進んでる？」
といちいち詮索される上司にはうんざりしますね。
過干渉、過度な管理、管理したがる事をマイクロマネジメントと呼び、上司としてやってはいけない代表例であるとお伝えしています。
4■報連相の基本
迷ったら報連相する。
【報告】
□ 失敗やミス程、早めに報告する。
□ これくらい報告しなくてもいいんじゃないか？も報告する。
□ 結論から入り事実を報告、事実と意見は区別する。
（補足）説明が苦手な方必見。
最初に結論が来ると分かりやすくなる。
報告を受ける側も事実と意見を区別して聴く。
【連絡】
□ 細かい事も連絡する。
□ 情報共有として連絡は大切。
□ 言った言わないを解消するために、メールやホワイトボードを活用する。
【相談】
□ 失敗など悪い状況程、速やかに相談する。
□ 自分の意見も添えて相談する。丸投げはNG
□ 相手のタイミングを見計らって相談する。
タイミング問題必見。
相手が忙しい時の相談は
「お忙しいところ恐れ入ります」等、
クッション言葉（まくらことば）を入れる。
相談を受ける側の上司も、クッション言葉が入っている時は緊急性があると認識する必要があります。
5■失敗を相談された時の目的とは
そもそも「失敗を相談された時の目的」
って何だと思いますか。
仮に部下が失敗した時、上司としてどんな事を考えますか。
「何で失敗したのかと、イライラしてしまう。」
という意見をお聞きする事がありますが、この目的を理解していないと、失敗をした部下に対して「怒ったり責めてしまう」のではないでしょうか。
第二段階の目的として、問題点を洗い出し、再発防止策を講じ、職場全体で情報共有する事が必要です。
失敗を相談された今現在というのは
「問題を解決する事」が目的です。
問題解決に向けて、本来の目的に向かえる上司は部下からの信頼を厚く受けるでしょう。
それでは、失敗を相談してくれた部下に対してどんな対応をする事が大切なのでしょうか。
私も含め失敗をしない人はいません。
失敗はしたもののその問題が解決する事は、仕事が進む事になります。
勇気を持って失敗を相談した部下に対し「感謝」しましょう。
「相談してくれてありがとう。」
と部下に言える上司であれば、必ず部下は付いて行きます。
人の価値観が見出される時というのは、平常時ではなく失敗をした時など異常時、緊急時です。
上司と部下との信頼関係を築きやすいですね。
取引業者へのメール内容や電話応対で
「連絡ありがとうございます。」
「企画書のご相談ありがとうございます。」
など日常的にも感謝する事を行っていると思いますが、全く同様の事です。
6■報連相に大切な5W3H
□ When いつ
□ Where どこで
□ Who 誰が
□ Why なぜ
□ What 何を
□ How どのようにして（手段）
□ How much いくらで（予算など）
□ How many いくつ（数量）
☆主語、述語、目的語などを明確にする
➡誰が何をどうするという事です。
NG事例
□昨日のあれ、どうだった？
➡あれって何だ。どうだったってどういう意味だ？
□さっきのやっといたからね。
➡さっきのって何だろう。何をどうやっといたんだろう。
□ ○○さん、大丈夫らしいよ。
➡何がどう大丈夫なんだろう。
代名詞だらけで
「上司の少ないヒント責め」
と揶揄される事もあります。
中高年になってくると言葉が出てこない、言葉を忘れてしまう事なんて日常茶飯事かも知れません。
そういう私も言葉が出てこない時ありますね。
そうはいうものの、大切なビジネスシーンで間違った解釈をしては取り返しのつかない事になります。
話す側は頭の中でイメージしていますが、聴く側は分からないのが大前提になります。
主語、述語、目的語などを明確にしたうえで報連相に取り組んでください。
報連相は職場で必要とされる大切なコミュニケーションです。
上司と部下との信頼関係に直結する事より、報連相は仕事そのものだと言えます。
コラム16：研修会講師【報連相】
心理カウンセラー、研修会・セミナー講師、コーチング
澤田 和彦
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