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コラム5:研修会講師【職場に必要なもの】

コラム5:研修会講師【職場に必要なもの】

2021.09.10
皆さんもご存知のとおり、現在もコロナ禍が続いています。
一生の間に一度起こるかどうかといった「コロナ禍」が継続している事で、職務のあり方に変化が見えているのではないでしょうか。

例えば、朝礼や定期的に開催されていた会議がオンライン会議になったり、頻度が極端に減少したりしていませんか。
職場で行っていた業務を、テレワークやリモートワークと呼び自宅などでの業務に切り替えているのでないでしょうか。
オンラインの普及が取り上げられる一方で、朝礼や定期開催の会議が減少する事は「定期開催会議の必要性に是非を問う」
そんな良ききっかけになった職場も多いのではないかと感じております。

そうなんです。
コロナ禍により、本当に必要な事と形式的に行われていた事が明確化している事は「働き方改革」としても進展性があると感じます。

●コロナ禍により必要性の是非が明確化した事例
① 朝礼や定期開催の会議
② ペーパーレス化の取り組み
③ テレワーク

9月のコラムは、職場において「なぜ形式的なものに捉われてきたのか」についてご紹介していきます。

■① 朝礼や定期開催の会議
世界的な視点ではどうなのでしょうか。欧米の先進国では、朝礼や定期的開催の会議はありません。
なぜならば、必要性のある時に開催されるからです。至ってシンプルで効率的だと感じます。
建設現場や工場のように危険回避を確認する為の「安全ミーティング」を朝礼に導入している事は、必要性が理解される一方で形式的に行われている所も少なくないでしょう。
定期開催の会議でも、定期的に開催される事で会議としての議題(ネタ)がない状態で進めている事はないでしょうか。
上司のまとまりのない話を長々と聞かされる事や、○長の過去の自慢話を聞かされる事など苦痛を訴える事も少なくないと感じます。
言わば「朝礼や会議は効果的な進め方を学んだうえで取り組む事が求められている」と、職場に必要とされている事に向き合えている方々もいらっしゃるのだと存じます。

会議に必要とされる事3選。
(1)ゴール(目的)は何か。
(2)何を軸で思考していくのか。(優先順位の明確化)
(3)最終的な決定の仕方。多数決or議長の決定権
これらを取りまとめながら議長(ファシリテーター)は会議を進めていく必要が求められます。

■② ペーパーレス化の取り組み
「ペーパーレス化」と謳っていながらペーパーレス化が進んでいないのも現実的な問題ではないでしょうか。
印刷物があるって事はペーパーレス化が進んでいない証ですから、テレワークはできません。印刷物がなければ必然的に、テレワークの導入へと繋がります。
印刷物がなくなれば、コピー複合機の維持費用にも大きな削減が見込まれます。印刷物をファイリングする時間、ファイルの量、ファイルの保管場所など非効率的ですね。
Eメールと郵便物やFAXを比較すると、通信費用も莫大な差額となります。FAXを使用しているのも日本だけで、欧米の先進国ではほぼ使用しておりません。
経費削減と謳いながらも、時代と逆行しているのも現状ではないでしょうか。書類を電子書面にするペーパーレス化は、業務の効率化を図るうえでも大きな役割です。

■③ テレワーク
Tele(離れた所)とWork(仕事)の造語として、今やテレワークは社会に浸透した言葉です。
ペーパーレス化が進む事でよりテレワーク導入に繋がる事は皆さんも周知の事実です。
テレワークが進む事で職場でのメリット3選。
(1)通勤費と通勤時間の大幅な削減。
(2)フレックスタイムの活用。(所用のある時間を除くなど、自分の時間を有効に活用できる)
(3)雑務が入りにくい事で業務の効率がアップする。
テレワークは「通勤しなければいけない」といった固定観念を払拭した素晴らしいシステムです。
満員電車や車の渋滞から離れ、これ程までに限られた時間を有効活用できる事は「働き方改革」の先駆者なのかも知れませんね。
通勤費の削減は、経費削減として目に見えます。
今までの時代の流れですと「通勤する事が常識だ」というように形式的なものに捉われていたのではないでしょうか。

●なぜ形式的なものに捉われてきたのか。
その答えは簡単です。
職務の効率化を図れない仕事のできない上役が、未来についての効率化に目を注ぐ技量がなかっただけの事です。
新しい文化を取り入れる事に、排他的になる古い考え方だったのです。
一言で言えば「マネージメント力」の問題です。

コロナ禍は私達の生活に大きな悪影響を与えたのは事実なのですが、必要性のある事と必要性がない事の是非を問える現在を考慮しますと「本当に必要な事」を判断する「判断力」を与えてくれたのではないでしょうか。
形式的なものに捉われるのではなく、必要性と判断力を問える〝人間力〟を養っていき研修会講師としてどうぞご期待ください。

コラム5:研修会講師【職場に必要なもの】
心理カウンセラー、研修会・セミナー講師、コーチング
澤田 和彦

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